مقدمات اکسل

١. بازکردن و بستن برنامه اکسل

برای بازکردن برنامه اکسل از منوی Start ویندوز می توانید استفاده کنید. برای استفاده از منوی Start ویندوز، دکمه ویندوز را فشار دهید تا منوی Start نمایان شود. Mouse را روی Programs برده و از منویی که ظاهر می شود Microsoft Excel را انتخاب کنید. حالا امتحان کنید. وقتی کارتان را انجام دادید، باید برنامه را ببندید. برای اینکار می توانید روی علامت × واقع در گوشه بالا – راست پنجره کلیک کنید یا از آیکون Excel از سمت بالا- چپ استفاده کنید و از منوی که باز، می شود Close را انتخاب کنید. یادتان باشد، اگر هنوز فایل اکسل بازمانده که ذخیره نشده باشد، در هنگام خروج از شما در مورد ذخیره کردن آن سوال می شود.

٢. ایجاد یک فایل اکسل جدید برای باز کردن یک فایل جدید با استفاده از نوار ابزار، Mouse را روی دکمه File برده، کلیک کنید بعد روی کلمه New رفته و کلیک کنید. در پنجره باز شده آیکون Blank Workbook را کلیک کنید حالا شما آزمایش کنید.

 

 

 

 

 

 

 

 

۳. باز کردن یک یا چند برنامه اکسل
برای باز کردن یک فایل موجود از منوی File در نوار ابزار، Open را انتخاب کنید. با اینکار پنجره دیگری باز می شود که فهرست تمام فایلهای موجود را نشان می دهد روی فایلی که می خواهید کلیک کرده و Open را کلیک کنید. حالا آزمایش کنید. گاهی لازم دارید که با بیش از یک فایل اکسل کار کنید. ممکن است بخواهید اطلاعات را از یکی یه دیگری منتقل کنید. برای باز کردن یک اکسل دیگر که قبلا ایجاد شده است، باز هم از منوی Open، دکمه File را انتخاب کنید. وقتی کادر محاوره ای باز شد، فایل مورد نظر را مشخص کرده و دوباره کلیک کنید. و یا از قسمت Browse فایل خود را Search کنید. اگر خواستید یک اکسل جدید باز کنید، از منوی Open دکمه File را انتخاب کنید. یا از نوار ابزار، آیکون New Spreadsheet را کلیک کنید. فراموش نکنید که فایلها را قبل از بستن آنها ذخیره کنید.

 

 

 

 

 

 

 

 

۴. اکسل را در یک آدرس خاص ذخیره کنید
منوی File را باز کرده و Save as را انتخاب کنید. وقتی کادر محاوره ای باز شد، گزینه Browse را کلیک کنید و آدرس جدید را در پنجره باز شده انتخاب کرده و نام فایل را در قسمت File Name وارد کرده و دکمه Save در سمت پایین – راست کادر کلیک کنید. حالا شما انجام دهید.

 

 

 

 

 

 

 

 

۵. ذخیره یک اکسل در قالب دیگر

گاهی ممکن است بخواهید فایلتان را به کس دیگری بدهید که روی آن کاری انجام دهد.

  • اگر آنها برنامه Excel را نداشته باشند، باید فایل را در شکل دیگری ذخیره کنید که برای آنها قابل استفاده باشد. فرمت شناخته شده دیگر، فرمت CSV است. Comma Separated Values یعنی مقادیر جدا شده با کاما. برای اینکار منوی File و گزینه Save as را کلیک کنید. کادر محاوره Save ظاهر میشود. از منوی کرکره ای Type، یکی از گزینه های os2, گزینه CSV یا MSDOS را انتخاب کنید. نام فایل را انتخاب کرده و OK کنید. حالا خودتان انجام دهید. همین فایل را به صورت CSV ذخیره کنید.
  • گاهی ممکن است بخواهید فایل را به کس دیگری بدهید که نسخه قدیمی تری از Excel داشته باشد. برای اینکار باید کارتان را در قالب نسخه قدیمی تر Excel ذخیره کنید. روش همان است فقط باید اکسل ۹۵/۵٫۰ را انتخاب کنید. همین فایل را در قالب Excel ۵٫۰ ذخیره کنید. انواع مختلف دیگری نوع فایل وجود دارد که می توانید از آنها انتخاب کنید.
  • Template یکی از این انواع، قالبهاست که دنبال .ext دارند. هنگامی فایلتان را به صورت یک Template ذخیره می کنید بخواهید از آن بعنوان مبنای این فایلهای جدید دیگر استفاده کنید. برای دیدن یک فایل متنی شما به Excel یا حتی برنامه اکسل نیاز ندارید. بهنگام ذخیره کردن به شکل متن، تمام شکل بندی ها و تصاویر استفاده شده در فایل را از دست خواهید داد. حالا شما انجام دهید.
  • اکسل فعلی را به شکل فایل متنی ذخیره کنید. شاید بخواهید اکسل را بصورت صفحه وب انتشار دهید تا روی اینترنت یا اینترانت قابل مشاهده باشد. برای اینکار منوی File و سپس روی گزینه Save as را کلیک کنید. کادر محاوره ای Save باز می شود. از منوی Type، گزینه Web Page را انتخاب کنید. نام فایل را انتخاب کرده و OK کنید. حالا فایل شما به شکلی ذخیره می شود که با یک مرورگر وب قابل مشاهده خواهد بود. حالا شما امتحان کنید. این فایل را به شکل یک صفحه وب ذخیره کنید.

 

۶. استفاه از راهنما (Help)

اگر هنگام کار با Excel به کمک احتیاج داشتید، احتمالا آنچه را می خواهید در بخش Help خواهید یافت. برای اینکار کلید F1 در بالای صفحه کلید را نزنید، پنجره Help بازمی شود که فهرستی از عناوین موجود را نشان می دهد که با کلیک روی هر بخش عناوین مربوط به موضوعات آن سر فصل پاسخ داده شده است. قسمت Search help به شما امکان می دهد که سوالتان را تایپ کنید. بعد روی Search کلیک کنید. فهرستی از عناوین مرتبط نمایش داده می شود. عنوانی را که می خواهید کلیک کنید و اطلاعات آن در پنجره سمت راست نشان داده می شود. حالا امتحان کنید. کلمه Sum را در کادر Keyword تایپ کنید.

 

 

 

۷. بستن یک اکسل

وقتی کارتان با یک اکسل تمام شد می خواهید که آن را ببندید. برای اینکار از منوی File، گزینه Exit را انتخاب کنید. همچنین می توانید رو دکمه × در گوشه بالا – راست پنجره کلیک کنید و یا از آیکون Excel در گوشه بالا- چپ و انتخاب Close در آن منو، استفاده کنید. اگر اکسل که باز دارید، اخیرا ذخیره نشده باشد، به شما امکان ذخیره کردن آن داده می شود. Yes را انتخاب کنید تا ذخیره شود و No را انتخاب کنید تا از تغییرات صرف نظر شود. اگر در حال ذخیره یک فایل جدید هستید، کادر محاوره Save as نشان داده می شود. یک نام انتخاب و در کادر Name وارد کنید سپس دکمه Save را کلیک کنید.حالا شما امتحان کنید. با آیکون در گوشه بالا- سمت چپ پنجره Excel ببندید.

 

۸. استفاده از بزرگنمایی صفحه

وقتی اکسل را نگاه می کنید، گاهی لازم است اندازه اش را تغییر دهید. برای اینکار از منوی View، قسمت Zoom روی ذره بین کلیک کنید و اندازه (Size) مورد نظرتان را انتخاب کنید. حالا شما امتحان کنید. اندازه صفحه را به ۵۰ ٪ تغییر دهید.

 

 

 

 

 

 

 

۹. ثابت کردن سطر و یا ستون عناوین

گاهی شاید بخواهید در طول و عرض یک سند بدون آنکه بخشی از آن حرکت کنید، این حالت Freeze یا ثابت کردن نام دارد. و برای مشاهده خانه هایی در سطرها، ستون ها یا بلوکها کاربرد دارد. برای ثابت کردن چند سطر، سطر زیر این مجموعه را با کلیک روی شماره آن سطر، انتخاب کنید: در منوی Window, گزینه Freeze Panes را انتخاب کنید. خط سیاهی ظاهر می شود که نشان می دهد خانه های بالای آن ثابت شده اند. همین روش را برای ثابت کردن گروهی از ستونها هم می توانید انجام دهید. حالا از میله لغزاننده (Scroll bar) برای حرکت دادن بخش غیر ثابت استفاده کنید. بعد از منوی View, گزینه Freeze Panes را انتخاب کنید. خطوط قائم وافقی سیاه ظاهر شده و نشان می دهند که خانه ها ثابت شده اند. حالا با استفاده از لغزاننده ها (Bars) میتوانید بقیه سند را مشاهده کنید. حالا شما روش دوم را امتحان کنید.

 

 

 

بازگشت به:آموزش اکسل